„Ja, aber die ÖPNV-Ticketpreise…!“ – Vom wichtigen Feedback am falschen Ort

Der Zentrierungszyklus – fünf Elemente für mehr Klarheit unter Druck

Franziska Kalkbrenner • 1. März 2025

Wer schon mal Bürgerinnen und Bürger auf einer öffentlichen Beteiligungsveranstaltung um Feedback für eine Planung o.ä. ersucht hat, der weiß: Nicht immer passt das, was man kriegt, zu dem, was man sucht.

Auf Beteiligungsveranstaltungen ist es mir schon oft passiert, dass das Feedback der Bürger*innen nichts mit dem Thema der Veranstaltung zu tun hatte. Da ging es dann z.B. bei einem Projekt zur Innenstadtentwicklung plötzlich um die Frage, „warum der Oberbürgermeister die ÖPNV-Tickets so teuer gemacht hat“. Als Mitarbeiter*in der Verwaltung weiß man natürlich: So einfach ist es nicht. Dennoch ist das Anliegen verständlich. Nur mit der aktuellen Beteiligung hat es leider wenig zu tun…


In dem Fall sind meine Gesprächspartnerin und ich am Ende beide nur halb zufrieden aus dem Gespräch gegangen: Zwar mit besserem Verständnis füreinander, aber von der Erfüllung unseres jeweiligen Anliegens genausoweit entfernt wie vorher.


Wie lassen sich solche Situationen vermeiden? Oder anders: Wie sorgt man als Verwaltungsmitarbeiter*in dafür, dass das Bürgerfeedback zur Fragestellung passt und im Rahmen des Verfahrens auswertbar ist?


Hier sind 3 Tipps aus meiner Erfahrung:


  • Tipp Nr. 1: Sich eine Fragestellung überlegen. Klingt naheliegend, ist es aber nicht. Viele Beteiligungsveranstaltungen wollen „ergebnisoffen“ sein, obwohl es das Verfahren gar nicht her gibt: Es hat keinen Sinn, breit nach Wünschen und Visionen zu fragen, wenn das Verfahren dafür keinen Spielraum (mehr) bietet. Besser wäre es, wenn man sich als Beteiligungs-Macher fragt: „Warum genau wollen wir uns mit den Bürger*innen zum Zeitpunkt X zusammensetzen? Was will ich von ihnen wissen?“ Wenn hier Klarheit herrscht, lässt sich leichter eine Frage oder ein Anliegen formulieren, welches das Bürgerfeedback sinnvoll einzufangen vermag.


  • Tipp Nr. 2: Die Beteiligung vernünftig ankündigen. Nicht immer geht es darum, eine „Meinung abzugeben“. Nicht immer sind „Ideen gefragt“. Und soll auf Ihrer Veranstaltung wirklich „gemeinsam diskutiert“ werden? Auch „mitreden“ weckt gewisse Erwartungen. Seien Sie achtsam, welche Worte Sie wählen und bleiben Sie möglichst nah dran an dem, was Sie wirklich wollen (und was das Verfahren hergibt).


  • Tipp Nr. 3: Ehrlich sein. Eine Beteiligung findet nicht im luftleeren Raum statt. Daher ist es auch legitim, dass nicht jedes Verfahren jegliche Offenheit im Prozess hergibt. Oft sind die Rahmenbedingungen komplex. Das darf auch so gesagt werden – und dann bitte auch in einfachen Worten und an geeigneter Stelle (z.B. auf der Website) erläutert werden.


Mit klarer Fragestellung, präziser Ankündigung und transparenter Kommunikation wird aus wildem Stimmgewirr verwertbares Feedback. So gewinnen Sie nicht nur gute Hinweise für Ihre Planung, sondern steigern zugleich die Zufriedenheit der Beteiligten und das Vertrauen in Ihre Verwaltung.

Five pastel watercolor petals arranged like a flower on a white background.
von Franziska Kalkbrenner 21. Juli 2026
In einem meiner letzten Beiträge ging es um Halt und Klarheit in Zeiten von Veränderung . Heute möchte ich genauer anschauen, wie sich die fünf Elemente des „Zentrierungszyklus“ auf Teams übertragen lassen. Wie behalten Teams die Oberhand, wenn es bei ihnen besonders turbulent zugeht? Wie bleiben sie unter hohem Druck klar in ihrer Ausrichtung und kraftvoll in ihrer Zusammenarbeit? In Phasen mit hoher Arbeitsbelastung handeln Teams sehr viel. Aber sie handeln vielleicht getrieben, reaktiv, unüberlegt oder auf Kosten der Zusammenarbeit. Denn wenn viel läuft, bleibt oft wenig Zeit und Raum, um zu erkennen, was der Prozess mit dem Team und seinen Mitgliedern macht. Doch genau das ist wichtig für eine konstruktive Zusammenarbeit: Teams brauchen nicht nur Ziele und Aufgabenlisten, sondern auch Momente, um wahrzunehmen, was gerade wirkt - Momente, in denen sie Spannungen besprechen, sich zentrieren und ausrichten können. Ohne solche Reflexion verpassen sie die Chance, aus dem eigenen Prozess zu lernen. Das verschenkt wertvolle Potenziale für gute Zusammenarbeit und kann die Qualität ihrer Arbeit mindern.
Tree-lined street with colorful apartment buildings, brick sidewalk, and parked cars under a clear blue sky
von Franziska Kalkbrenner 16. Juli 2026
Handlungskonzept zur Verstetigung von Akteursnetzwerken
Abstract watercolor splashes in pink, red, blue, and yellow on a white background
von Franziska Kalkbrenner 22. Juni 2026
Ich bin der Meinung, dass wir zu wenig darüber reden, wie sich Veränderung anfühlt, wenn man mittendrin steckt. Alle durchlaufen Entwicklungsprozesse und es gibt Phasen im Leben, in denen vieles zusammenkommt. Sätze wie „Eigentlich ist gerade alles zu viel“ oder „Ich komme nicht hinterher“ höre ich sowohl von Teams als auch von Menschen in der individuellen Veränderungsarbeit immer wieder. Da habe ich mich gefragt: Wie geht man damit um, wenn es einen individuell oder als Team mal wieder so richtig durchschüttelt? Wie findet man Halt, obwohl sich viel bewegt, und wie erlangt man Klarheit für den nächsten Schritt? Und was passiert, wenn wir nicht verarbeiten, was uns geschieht? Ich persönlich merke dann zum Beispiel, dass ich reizbarer werde. Ich fühle mich schneller gestresst und habe das Gefühl, immer schlechtere Entscheidungen zu treffen. Einerseits, weil ich mich eher getrieben fühle, statt selbst zu steuern, wohin ich will . Zum anderen entgeht mir ohne Verarbeitungszeit die Chance, aus meinen Erfahrungen zu lernen . Ähnliches beobachte ich im Gruppenkontext: Auch Teams sind in manchen Phasen so hohen Arbeitsbelastungen ausgesetzt, dass ihnen wenig Zeit bleibt, um in Ruhe etwas nachzubesprechen oder Störgefühle auszuräumen. Wenn es auch zu einem späteren Zeitpunkt keinen Raum für Reflexion gibt, verliert das Team die Chance, aus dem eigenen Prozess zu lernen. Spannungen bleiben ungelöst und wertvolle Potentiale zur Verbesserung der Zusammenarbeit werden nicht genutzt. Darunter leidet irgendwann auch die Qualität der Arbeit. Eigentlich schade, oder? Hier sind fünf wesentliche Schritte, die ich immer wieder gehe, um mich zu zentrieren, wenn es besonders turbulent zugeht. Die Schritte sind eher individuell formuliert. Sie lassen sich aber genauso auf Teams übertragen - dazu später mehr an anderer Stelle.
A pattern of dots on a light yellow background
von Franziska Kalkbrenner 9. Mai 2025
Gerade bei emotionalen Themen entstehen in Veranstaltungen der Bürgerbeteiligung schnell Konfrontationen und Streitgespräche. Um einen konstruktiven Austausch zum Thema zu ermöglichen, nutzten wir beim Bürgergespräch Medienvertrauen in Sachsen 2025 einen anderen Ansatz. So kamen die Bürger/-innen wirklich ins Gespräch miteinander und ihre Fragen standen im Fokus der Podiumsdiskussion.
A yellow background with a pattern of hearts and arrows
von Franziska Kalkbrenner 15. März 2024
Was in der (Stadt-)Forschung transdisziplinäres Arbeiten ist, heißt in der Verwaltung integriertes Arbeiten. Um mit der Stadtentwicklung den komplexen Herausforderungen unserer Zeit zu begegnen, braucht es auch in Verwaltungen die Fähigkeit, fachübergreifend zu denken und zu arbeiten. Beteiligungsverfahren gewinnen an Qualität, wenn die einzelnen Mitarbeiter*innen der Fachabteilungen sich bewusst sind, dass ihre Planung nicht isoliert zu betrachten ist. Noch besser wird es, wenn sich dieses Bewusstsein in ihrer Projektplanung und dem Beteiligungskonzept spiegelt. Mein Ansatz ist es, Mitarbeiter*innen der Verwaltung genau dahingehend zu stärken. Denn ich bin überzeugt: Wenn „die Forschung“ das transdisziplinäre Arbeiten lernt, dann kann es „die Verwaltung“ auch.